Η Διαδικασία 1 αφορά τη Διαχείριση εγγράφων και αρχείων.

Πολιτική του Δημου Βόλου είναι η εξασφάλιση του συστηματικού έλεγχου όλων των εγγράφων που χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ). Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο υλοποιείται η πολιτική για την τεκμηρίωση του ΣΔΕΠ. Η τεκμηρίωση του ΣΔΕΠ έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε:

• Όλα τα έγγραφα του συστήματος να εγκρίνονται για την επάρκεια και την καταλληλότητά τους, πριν εκδοθούν και τεθούν σε ισχύ
• Όλα τα έγγραφα του συστήματος να ανασκοπούνται και να λαμβάνουν έγκριση πριν την χρήση τους
• Σε όλα τα έγγραφα του συστήματος να αποδίδεται εύχρηστη και μοναδική ταυτότητα
• Η τροποποίηση και η απόσυρση των εγγράφων να γίνεται με ελεγχόμενο τρόπο
• Η διανομή των εγγράφων του συστήματος να γίνεται με συστηματικό τρόπο ώστε να διασφαλίζεται ότι κάθε μέλος του προσωπικού της επιχείρησης έχει στη διάθεσή του όλη τη σχετική τεκμηρίωση η οποία του είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των καθηκόντων του στο βαθμό ευθύνης που του αναλογεί και σε ό,τι το αφορά
• Τα έγγραφα να είναι λειτουργικά και φιλικά προς τον χρήστη
• Τα αρχεία που δημιουργούνται, φυσικά ή ηλεκτρονικά, και αποδεικνύουν την εφαρμογή και τα αποτελέσματα των διεργασιών, δραστηριοτήτων και ενεργειών και, κατ’ επέκταση, την αποτελεσματική λειτουργία του εφαρμοζόμενου Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας να τηρούνται ορθά και για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται, να είναι εύκολα ανακτήσιμα και αναγνώσιμα και τέλος να διασφαλίζεται η ακεραιότητα και η προστασία τους.

Τα αρχεία μπορεί να προέρχονται:

• από το ΣΔΕΠ
• από ολοκληρωμένα έργα και γ) από τρέχοντα έργα

Διαδικασία 2: Νομική Υποστήριξη & Παρακολούθηση

Η συγκεκριμένη διαδικασία δεν διαθέτει ειδικά έντυπα αλλά αναφέρεται στην οργάνωση και ενημέρωση του Αρχείου Νομικών Θεμάτων της επιχείρησης. Ειδικότερα, σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ:

• παρακολουθεί τη νομοθεσία που αφορά τις διαδικασίες σύναψης και υλοποίησης των δημόσιων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών και τις διαδικασίες υλοποίησης έργων με ίδια μέσα, και
• εξασφαλίζει την απαραίτητη νομική υποστήριξη στα θέματα που σχετίζονται κατά περίπτωση με τα έργα που εκτελεί, όπως δημόσιες συμβάσεις, κρατικές ενισχύσεις, εξάλειψη ανισοτήτων, ισότητα, περιβάλλον, επιλεξιμότητα δαπανών, τήρηση των διαδικασιών που προβλέπονται στο εθνικό και κοινοτικό δίκαιο.

Διαδικασία 3: Ανασκόπηση Σ.Δ.ΕΠ.

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι, να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο ο Δήμος Βόλου, πραγματοποιεί με τεκμηριωμένο και συστηματικό τρόπο τις ανασκοπήσεις του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας που εφαρμόζει, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής καταλληλότητα, επάρκεια, αποτελεσματικότητα και βελτίωσή του, σε σχέση με:

• την κοινοτική και εθνική νομοθεσία, καθώς και τις κανονιστικές πράξεις (Προεδρικά Διατάγματα, Υπουργικές Αποφάσεις) που έχουν εκδοθεί και σχετίζονται με το πεδίο εφαρμογής του ΣΔΕΠ, όπως εκάστοτε βρίσκονται σε ισχύ και η τήρησή τους ελέγχεται από τις αρμόδιες εντεταλμένες για το σκοπό αυτό αρχές και υπηρεσίες
• τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008 και των λοιπών τυποποιητικών εγγράφων και κατευθυντήριων οδηγιών, όπως εκάστοτε βρίσκονται σε ισχύ και η τήρησή τους ελέγχεται από το Φορέα Πιστοποίησης
• τις απαιτήσεις των θεσπισμένων κριτηρίων διαχειριστικής επάρκειας, όπως αυτά διαμορφώνονται και τίθενται σε ισχύ
• τις απαιτήσεις με βάση την κατά περίπτωση αποδοχή ένταξης πράξης σε επιχειρησιακό πρόγραμμα ή κοινοτική πρωτοβουλία, όπως η τήρησή τους ελέγχεται από την αντίστοιχη Διαχειριστική Αρχή
• τις απαιτήσεις των πολιτών/κατοίκων με γνώμονα τη βελτίωση της ποιότητας ζωής και την ανάπτυξη της τοπικής κοινωνίας
  τους αντικειμενικούς στόχους που έχουν τεθεί
• την Πολιτική για την Ποιότητα στα έργα

Διαδικασία 4: Ετήσιος Προγραμματισμός Έργων καθώς και Επανεξέτασης και τυχόν αναθεώρησής των

Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο ο Δήμος Βόλου:

• προγραμματίζει τις δράσεις της (έργα, προμήθειες, υπηρεσίες, υλοποίηση με ίδια μέσα), ώστε να επιτυγχάνεται η αποτελεσματική υλοποίησή τους και η βέλτιστη κατανομή των πόρων και
• αξιολογεί σε τακτά διαστήματα, την πορεία του ετήσιου προγράμματος και το αναθεωρεί, όποτε αυτό χρειάζεται.

Διαδικασία 5: Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού

Η παρούσα διαδικασία αναφέρεται στον τρόπο με τον ο οποίο ο Δήμος Βόλου, ως τελικός δικαιούχος, αναγνωρίζει και εντοπίζει τις ανάγκες εκπαίδευσης του προσωπικού της, καθώς επίσης και τον τρόπο με τον οποίο προγραμματίζει και παρακολουθεί την εκτέλεση εκπαιδευτικών προγραμμάτων κατάρτισης, εξασφαλίζοντας πως το προσωπικό της επιχείρησης είναι κατάλληλα εκπαιδευμένο αναφορικά με τις δραστηριότητες που υλοποιεί. Εκτός από τα παραπάνω, η εκπαίδευση περιλαμβάνει και την ευαισθητοποίηση του προσωπικού σε θέματα ποιότητας.
Επιπλέον, η παρούσα διαδικασία περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο, πραγματοποιείται η πρόσληψη νέου προσωπικού, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο καθορίζονται και καταγράφονται τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες του προσωπικού του τελικού δικαιούχου.
Τέλος, αναφέρεται ο τρόπος με τον οποίο αξιολογείται το προσωπικό.

Διαδικασία 6: Διαχείριση & Συντηρήσεων Υλικοτεχνικής Υποδομής

Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να εξασφαλίσει ότι η υλικοτεχνική υποδομή του τελικού δικαιούχου, που χρησιμοποιείται για την υποστήριξη των έργων με οποιοδήποτε τρόπο και επηρεάζει άμεσα ή έμμεσα την ποιότητα των εργασιών διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων έργων και ειδικότερα εκείνων των έργων που υφίστανται εξειδικευμένους ελέγχους στο πλαίσιο παρακολούθησης υλοποίησης και πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου, είναι επαρκής και διατηρείται κατάλληλα, ώστε να καλύπτει τις ανάγκες για την αποτελεσματική εκτέλεση των διεργασιών του συστήματος αλλά και τις απαιτήσεις της αντίστοιχης Πολιτικής Ποιότητας της επιχείρησης. Μάλιστα, σκοπός της συγκεκριμένης διαδικασίας είναι και η καταγραφή της κατάλληλης υποδομής Τεχνολογίας, Πληροφορικής και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) που έχει εξασφαλίσει και χρησιμοποιεί για τη διαχείριση έργων.

Διαδικασία 7: Ωρίμανση & Σχεδιασμός Έργων, Επιλογή Άμεσα Ωφελούμενων Έργων ΕΚΤ και Διαχείριση Ποιότητας Έργων

Σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της δυνατότητας αποτελεσματικής υλοποίησης των έργων του τελικού δικαιούχου μέσω ενός λεπτομερούς προγραμματισμού και καθορισμού των απαιτήσεων του σχεδιασμού των έργων και των ενεργειών που είναι απαραίτητες για την ωρίμανσή τους, έτσι ώστε να είναι δυνατή η έγκαιρη έναρξη της υλοποίησής τους χωρίς προβλήματα. Επίσης, σκοπός είναι η διασφάλιση των απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και υλοποίηση των έργων (παροχής υπηρεσιών, εκτέλεσης ή προμηθειών ή υλοποίησης με ίδια μέσα) της επιχείρησης. Τέλος, σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της εκπόνησης των απαιτούμενων μελετών κατά τρόπο έγκαιρο και με τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά ποιότητας για την ωρίμανση και υλοποίηση έργων του Δήμου Βόλου ανάλογα με το είδος και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου.

Διαδικασία 8: Εκτέλεση έργων με ίδια μέσα

Σκοπός  της διαδικασίας είναι η ορθολογική εκτέλεση όλων των αναγκαίων ενεργειών για την εκτέλεση έργου ή μέρους αυτού με ίδια μέσα μέσω της συγκρότησης της Ομάδας Έργου και την επικαιροποίηση του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου (ΣΔΕ) με προσαρμογή όλων των στοιχείων του ΣΔΕ στις δυνατότητες της ίδιας της επιχείρησης. Στην διαδικασία 8 περιλαμβάνονται έντυπα  Προαγωγής Υγείας και έντυπα των Παραρτημάτων Ρομά του Κέντρου Κοινότητας του Δήμου Βόλου  που δεν θα βρείτε εδώ διότι δεν έχουν γενική χρήση για όλη την επιχείρηση και χαρακτηρίζονται ως εξειδικευμένα έντυπα προς χρήση αυτών και μόνο των δομών.

Διαδικασία 9: Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου με Ανάδοχο

Σκοπός της διαδικασίας είναι: α) η ορθολογική εκτέλεση όλων των αναγκαίων ενεργειών για την προετοιμασία και τη διενέργεια διαγωνισμών για την ανάθεση των συμβάσεων μελετών, προμηθειών, υπηρεσιών και εκτέλεσης έργων του Δήμου Βόλου, έτσι ώστε να τηρείται η ισχύουσα νομοθεσία και οι κανόνες διαφάνειας και ανταγωνισμού, η διασφάλιση της νόμιμης αξιολόγησης των προσφορών των διαγωνιζομένων, η εισήγηση στο αποφαινόμενο όργανο και η ανακήρυξη του αναδόχου με βάση τους όρους της διακήρυξης και την υπογραφή της σύμβασης, και β) ο νόμιμος χειρισμός των ενστάσεων ή άλλων διαφωνιών, που υποβάλλονται εκ μέρους των υποψηφίων Αναδόχων μέχρι την υπογραφή της σύμβασης, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η νομιμότητα της ανάθεσης του έργου ως προς την επιλογή του καταλληλότερου αναδόχου

Διαδικασία 10: Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου

Σκοπός  της διαδικασίας είναι η παρακολούθηση του έργου κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του μέχρι και την οριστική του παραλαβή και το διαχειριστικό του κλείσιμο.

Διαδικασία 11: Διαδικασία Οικονομικής Διαχείρισης

Σκοπός  της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της τήρησης των οικονομικών υποχρεώσεωντου τελικού δικαιούχου που προκύπτουν από τις απαιτήσεις που θέτει η νομοθεσία για την καταγραφή και παρακολούθηση των λογιστικών γεγονότων που αφορούν στα έργα.

Διαδικασία 12: Διαδικασία Εσωτερικών Επιθεωρήσεων

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι, να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο ο τελικός δικαιούχος πραγματοποιεί με συστηματικό τρόπο τις Εσωτερικές Επιθεωρήσεις του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας, έτσι ώστε να προσδιορίσει τόσο το βαθμό συμμόρφωσης με το σύνολο των προσχεδιασμένων απαιτήσεων (δηλ. το κοινοτικό και εθνικό θεσμικό πλαίσιο, τις απαιτήσεις που περιέχονται στο διεθνές πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008, τις απαιτήσεις των κριτηρίων διαχειριστικής επάρκειας καθώς και τις απαιτήσεις που έχουν οριστεί από τον ΟΤΑ ενσωματώνοντας και τις προσδοκίες των δημοτών/ κατοίκων/ επωφελούμενων/ εμπλεκομένων μερών) όσο και την αποτελεσματικότητα της εφαρμογής του.

Διαδικασία 13: Διαδικασία Εντοπισμού μη-Συμμορφώσεων και Διορθωτικών-Προληπτικών Ενεργειών 

Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο ο τελικός δικαιούχος σχεδιάζει και υλοποιεί κατάλληλες διορθωτικές ή/και προληπτικές ενέργειες όταν διαπιστώνονται περιπτώσεις μη Συμμόρφωσης των διαδικασιών στα απαιτούμενα του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας, κατά την εκτέλεση εργασιών σε οποιαδήποτε φάση/στάδιο διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενου έργου. Με την παρούσα διαδικασία εξασφαλίζεται η βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη αντιμετώπιση της Μη Συμμόρφωσης και των επιπτώσεων της, ώστε να μην υπάρξει σημαντική καθυστέρηση ή απόκλιση από το προγραμματισμό και κατ’ επέκταση μείωση του σχετικού ρυθμού απορρόφησης κονδυλίων και να εξαλειφθούν τα αίτια εμφάνιση.

Διαδικασία 14: Διαδικασία Ικανοποίησης Ωφελουμένων- Εμπλεκομένων Μερών

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι, να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο ο τελικός δικαιούχος παρακολουθεί με συστηματικό τρόπο την ικανοποίηση των δημοτών/ κατοίκων/ πολιτών/ επωφελούμενων/ άλλων εμπλεκομένων μερών στα πλαίσια του πεδίου εφαρμογής του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας και παράλληλα διαχειρίζεται πιθανά παράπονα που εκδηλώνονται από τους παραπάνω

Διαδικασία 15: Διαδικασία Αξιολόγησης και Απολογισμού

Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο ο τελικός δικαιούχος συλλέγει τα αντικειμενικά δεδομένα που τεκμηριώνουν τη λήψη αποφάσεων από τη Διοίκηση για παροχή πόρων, λήψη διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών και βελτίωση, π.χ. κατά την Ανασκόπηση και τον Ετήσιο Προγραμματισμό. Για το σκοπό αυτό, διενεργούνται οι απαραίτητοι ελέγχοι των εργασιών, στα διάφορα στάδια διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων έργων, με στόχο να εξασφαλίζεται και να επαληθεύεται ότι η διαχείριση αυτή συμμορφώνεται με το εφαρμοζόμενο Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας και πληροί τις προδιαγραφές, όπως αυτές έχουν προσδιοριστεί από την επιχείρηση, τις αρμόδιες ελεγκτικές αρχές και τo ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο. Επίσης, αξιολογεί κάθε έργο που υλοποιεί ως προς την επίτευξη των στόχων, τις τυχόν αποκλίσεις από το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου που υπάρχει στο Φάκελο του Έργου και τη σχέση των αποτελεσμάτων με τους πόρους που χρησιμοποιήθηκαν